Trong bối cảnh thị trường kim cương Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu rộng với quốc tế, việc minh bạch hóa nguồn gốc xuất xứ hàng hóa là yêu cầu cấp thiết, không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín mà còn tránh rủi ro pháp lý trong quá trình kinh doanh. Khi có cơ quan chức năng như Quản lý thị trường, Hải quan, Thuế, Công an Kinh tế… kiểm tra, doanh nghiệp kinh doanh kim cương cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ chứng minh tính hợp pháp và minh bạch của lô hàng. Dưới đây là danh sách các giấy tờ quan trọng và cần thiết:
I. Giấy Tờ Về Pháp Nhân Doanh Nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Giấy phép kinh doanh)
– Ghi rõ ngành nghề liên quan đến kinh doanh kim cương, trang sức, đá quý.
– Phải là bản gốc hoặc bản sao y công chứng hợp lệ. - Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế
– Thường tích hợp trong Giấy đăng ký doanh nghiệp, nhưng vẫn cần trình khi có yêu cầu. - Giấy phép đủ điều kiện kinh doanh đối với hàng hóa có điều kiện
– Nếu có giao dịch bán lẻ, kinh doanh tại showroom, cửa hàng.
II. Giấy Tờ Về Nguồn Gốc Xuất Xứ Kim Cương
- Hóa đơn thương mại quốc tế (Commercial Invoice)
– Đối với kim cương nhập khẩu, hóa đơn từ nhà cung cấp quốc tế là cơ sở xác định nguồn gốc. - Tờ khai hải quan nhập khẩu (tờ khai chính ngạch)
– Bắt buộc đối với hàng hóa nhập khẩu chính ngạch.
– Có thể là tờ khai điện tử (ECUS), cần đính kèm mã vạch, mã HS phù hợp. - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO – Certificate of Origin)
– Là giấy tờ quan trọng xác định quốc gia sản xuất.
– Với kim cương, thường là CO form B hoặc tự phát hành bởi doanh nghiệp nước xuất khẩu. - Giấy chứng nhận kiểm định kim cương (GIA, IGI, HRD, hoặc trung tâm giám định tại Việt Nam)
– Là bằng chứng về đặc tính, chất lượng và mã số seri của viên kim cương.
– Đối với kim cương rời hoặc sản phẩm gắn kim cương, cần có đầy đủ giấy kiểm định.
III. Hóa Đơn, Chứng Từ Mua Bán Trong Nước
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT Invoice)
– Xuất khi bán kim cương cho khách hàng hoặc mua từ nhà cung cấp trong nước.
– Phải là hóa đơn điện tử hợp pháp, có mã số thuế, mã số hóa đơn rõ ràng. - Hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận
– Đối chiếu lượng hàng tồn kho, xác minh tính hợp lệ khi kiểm tra thực tế. - Sổ sách kế toán, phiếu xuất – nhập kho
– Có thể được kiểm tra để đối chiếu hàng tồn, truy vết dòng hàng hóa.
IV. Giấy Tờ Liên Quan Đến Nhãn Mác & Gắn Mã Hàng Hóa
- Nhãn hàng hóa
– Theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP: Phải ghi rõ tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng, chất liệu, mã hàng.
– Đối với kim cương: Ghi rõ carat, màu, độ tinh khiết, số hiệu kiểm định nếu có. - Mã vạch, mã QR truy xuất nguồn gốc (nếu có)
– Nhiều doanh nghiệp hiện đại sử dụng QR code liên kết với thông tin kiểm định và xuất xứ.
V. Giấy Tờ Về Thuế Và Kiểm Toán
- Báo cáo thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp
– Có thể được cơ quan Thuế yêu cầu để đối chiếu doanh thu, đầu vào – đầu ra. - Biên bản kiểm kê định kỳ, báo cáo tài chính, báo cáo tồn kho
– Phục vụ cho việc kiểm tra tính hợp lý giữa số lượng hàng tồn, nhập và bán ra.
VI. Một Số Tài Liệu Bổ Sung (Nếu Có)
- Cam kết xuất xứ, khai báo nguồn gốc (trong trường hợp hàng hóa không có CO gốc)
– Có thể là văn bản tự cam kết từ nhà cung cấp hoặc từ doanh nghiệp nhập khẩu. - Bằng chứng hình ảnh hoặc email trao đổi thương mại
– Đặc biệt quan trọng nếu giao dịch diễn ra qua hình thức thương mại điện tử quốc tế.
VII. Những Lưu Ý Khi Bị Kiểm Tra
- Luôn giữ bản sao các giấy tờ quan trọng tại nơi kinh doanh (ngoài bản chính tại trụ sở chính).
- Lưu trữ điện tử có hệ thống và backup thường xuyên để dễ dàng truy xuất khi cần.
- Tập huấn nhân viên bán hàng/cửa hàng trưởng để nắm rõ quy trình, biết cách phối hợp khi có kiểm tra.
- Chuẩn bị bảng kê hàng hóa, danh mục sản phẩm đang trưng bày có mã kiểm định và mã hóa đơn đi kèm.
Kết Luận
Với tính chất đặc thù và giá trị cao của mặt hàng kim cương, việc minh bạch hóa hồ sơ pháp lý và chứng từ nguồn gốc là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp kinh doanh tại Việt Nam. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ kể trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần tạo dựng lòng tin từ người tiêu dùng, đối tác và cơ quan chức năng. Trong bối cảnh kiểm soát ngày càng chặt chẽ về xuất xứ và chống buôn lậu, việc chủ động minh bạch hóa thông tin là lợi thế bền vững cho mọi doanh nghiệp chân chính.
Để xem giá kim cương và nhập kim cương chính ngạch tại : https://hcmdb.vn/
